Man sollte sich ungefähr ein halbes Jahr vor Beginn des Aufenthalts in Madrid bewerben. Also August/September. So wirklich festgeschrieben ist es nicht.
Die gesamte Bewerbung wird dem Betreuer in Stuttgart gegeben. Er und eine "Kommission" entscheiden dann, ob der Bewerber von deutscher Seite aus als geeignet betrachtet wird. Wenn ja, wird die Bewerbung von ihnen nach Spanien geschickt.
Von deutscher Seite aus (auf deutsch oder englisch):
Nach der Bewerbung hört man eventuell vom deutschen Betreuer noch, dass sie noch irgendwas wollen. Sonst hört man, dass sie die Bewerbung nach Spanien geschickt haben. Von den Spaniern kommt dann im Januar (!!) ein Brief, der das "Letter of Acceptance" enthalten sollte. Es gibt aber keinen Grund anzunehmen, dass jemand nicht angenommen werden sollte, da meines Wissens die Deutschen noch keinen Spanier abgelehnt haben und sowieso mehr Spanier hier sind als Deutsche dort.
Wenn man sich nicht selbst meldet, meldet sich keine Seite wieder bei einem. In jedem Fall sollte man am ersten Werktag wo man in Spanien ist einfach im International Office vorbeischauen. Im Moment sind die Öffnungszeiten von 12 - 14 Uhr und Donnerstags von 16 - 18 Uhr. Außerhalb der Öffnungszeiten scheint niemand da zu sein.